Bauadministration, die von selbst läuft.

Übersicht

Die erste Seite am Morgen. Aufgaben und Mängel mit Frist, das eigene To-do, die Telefonliste, zuletzt Notiertes, Korrex und Rechnungen, die auf Prüfung warten — über alle Projekte, gefiltert nach Projekt oder Zuständigen.

Alle Projekte und Adressen an einem Ort

Eine Firma wird einmal erfasst und gilt überall — als Beteiligte im Projekt, in der Ausschreibung, im Werkvertrag, im Protokoll und auf der Rechnung. Hinter einer Firma stehen ihre Leute, hinter einer Person ihre Firma. Die eigenen Notizen dazu bleiben im eigenen Büro.

Notizen

Das freie Blatt an der Stelle von OneNote: Text, Striche, eingelegte Planausschnitte, Tabellen. Ein «@» macht aus einer Zeile eine Aufgabe, «☐» einen Haken. Eine OneNote-Seite kommt mit Kopieren und Einfügen herüber; auf dem Tablet schreibt man mit dem Stift.

Alles findet man

Die Suche über alles mit Strg+K — Adressen, Pläne, Mängel, Verträge, Protokolle. Die Glocke meldet, was dich angeht. BAUZENTRO speichert von selbst, bietet Rückgängig statt Rückfrage, hat das Handbuch eingebaut, und der Update-Balken sagt, was neu ist.

Änderungsliste

Jede Änderung mit Veranlasser und Kosten — Bauherrschaft, Planer oder Unternehmer, Mehr- oder Minderkosten. Sie hängt an der KV-Position und am Werkvertrag; so weiss die Bauabrechnung, woher eine Abweichung kommt.

Planvergleich mit Korrex-Bestätigung

Fremde Pläne laufen durch die Korrex: über unseren legen, Unterschiede finden lassen, anzeichnen, zum Durchschauen weitergeben. Zurück an den Absender geht der Plan erst mit «GEPRÜFT»; die Bestätigung liegt danach im Projektordner. Weiter unten zum Ausprobieren.

Fotoablage

Baustellenfotos, geordnet nach Rundgang, vom Telefon direkt ins Projekt. Ein Foto wird zum Mangel, zum Eintrag im Baujournal oder zum Bild im Monatsbericht; weitergegeben wird per Link.

Dokumentation aus dem, was schon da ist

Kein separater Ordner. Aus einer Vorlage ankreuzen, was hineingehört, Dateien und Pläne zuordnen — Terminprogramm und Mängelliste rechnet BAUZENTRO selbst. Heraus kommt ein PDF mit Deckblatt, Register mit Seitenzahlen und Trennblatt je Punkt, zum Drucken oder auf den Stick.

Aufgaben und Mängel bis zur Abnahme

Vom Plan oder Foto aus erfasst, dem Unternehmer zugewiesen, mit Frist. Der Unternehmer sieht seine Mängel ohne Konto und wird von selbst erinnert. Die Abnahme sammelt Mängel und übergebene Gegenstände, unterschrieben wird auf dem Gerät — und drei Monate vor Ende der Garantie steht die Begehung im Kalender.

Protokoll mit Sprachaufnahme

BAUZENTRO schreibt mit. «Aufnehmen» in der Sitzung oder die Aufnahme vom Telefon — daraus schlägt es Traktanden, Entscheide und Aufgaben vor. Die Tonaufnahme wird nicht abgelegt, nur der Text, und gelesen wird er, bevor das Protokoll hinausgeht. Traktandenliste mit Outlook-Einladung, Protokoll mit Freigabe, Pendenzen fassen nach.

Terminprogramm mit Bezug auf den KV

Jede Zeile hängt an einer KV-Position und ihrem Unternehmer. Anfang, Dauer, Ende und Abhängigkeiten — schiebt sich eine Zeile, ziehen die abhängigen mit. Der Auszug geht an die Richtigen. Mehrere Fassungen stehen nebeneinander: Grobtermin zur Baueingabe, nach der Vergabe, Detail Rohbau.

Baujournal

Ein Eintrag je Tag. Datum und Zeit stehen schon da, das Wetter kommt von MeteoSchweiz, Angetroffene werden angehakt, dazu Fotos und der Satz, den nur schreiben kann, wer dort war. Die Woche als PDF an die Bauherrschaft, der Monat ins Dossier.

Baustellen-App

Auf dem Telefon, auch ohne Netz: Kamera, Mängel, Journal. Ein Mangel vom Plan oder vom Foto aus, Unternehmer zuweisen, Frist setzen — was offline erfasst ist, geht hinaus, sobald wieder Netz da ist.

Vorkalkulation

Die schnelle Kostenermittlung vor dem Auftrag: Kubatur, Anlagekosten und das Honorar daraus, mit den Stunden, die darin stecken. Daraus wird später die Honorarofferte.

Kostenermittlung mit Baubeschrieb und KI

Kostenvoranschlag nach BKP, mit Berechnung hinter jeder Position — und zu jeder Position der Satz, was dort gebaut wird. Ohne Beträge gedruckt ist das der Baubeschrieb. Das Sprachmodell deines Büros schreibt die Beschriebe aus einem Absatz zum Gebäude; was dort nicht steht, wird nicht erfunden. Bestehende Kostenschätzungen kommen als PDF oder Excel herein.

Ausschreibung bis Werkvertrag

Leistungsverzeichnis aus dem KV oder nach SIA 451, Versand an die Unternehmer per Verweis, ohne Konto, das Devis als PDF zum Ausfüllen. Rückfragen und Antworten laufen über dieselbe Stelle, Offerten landen im Preisspiegel. Vergabeantrag und Werkvertrag gehen von selbst in den Unterschriften-Ablauf.

1. LV
2. Versand
3. Rückfragen
4. Preisspiegel
5. Vergabeantrag
6. Werkvertrag

Honorarberechnung und Rechnungskontrolle

Honorarofferte, Auftragsbestätigung, Honorarrechnung — aus der Rapportierung oder nach Leistungsstand, mit Mahnstufen. Das Controlling hält Stunden gegen Honorar und warnt bei vier Fünfteln; die Verrechnung zeigt, wo gearbeitet und noch nicht Rechnung gestellt wurde.

Checklisten mit Vorlagen

Die Kontrolle eines Plansatzes, Punkt für Punkt, je Projekt. Die Vorlagen des Büros wachsen mit und lassen sich erweitern; eine Liste im Projekt bleibt, wie sie damals war. Wer Vorlagen ändern darf, steht in den Einstellungen.

Rapport, verbunden mit Outlook und Büro

Die eigene Zeit je Projekt und Phase. «Termine aus Outlook holen» schlägt die Zeilen aus dem Kalender vor — die Projektnummer im Betreff genügt. Abwesenheiten aus dem Büromeeting stehen schon drin, und die Stunden zählen im Honorar mit.

Chat, intern und extern

Der Chat gehört zum Projekt und nicht zu einer Person — wer später dazukommt, liest nach. Im Büro untereinander und mit Bauherrschaft und Unternehmern, ohne Mailverlauf mit zwölf Kopien.

Interne Telefonnotizen

Ein Anruf als Notiz, mit Firma, Rückruf und Erinnerung. Die Nummer kommt aus den Adressen, der Rückruf steht auf der Telefonliste des Gemeinten — der Zettel für die Fahrt.

Büromeeting und Auslastung

Die Tafel für die wöchentliche Runde mit Aufgaben, Checklisten und Auslastungsplan. Abwesenheiten tragen sich als Outlook-Termin ein, schalten die Abwesenheitsnotiz und stehen im Rapport.